Servicios de Digitalización

¿Qué es digitalizar?

La digitalización es el proceso que convierte cualquier tipo de documento en imagen electrónica digital codificada. El documento digitalizado es inmediatamente accesible y reproducible a través de un ordenador, sin que exista pérdida alguna de calidad en sucesivas copias o accesos.

El proceso de digitalización se divide en 4 fases, que incluyen los siguientes procesos:

1. Preparación de Documentos.

En esta etapa se preparan los documentos eliminando todo objeto ajeno al mismo como pueden ser grapas, clips, carpetas, etc, de tal forma que el documento esté listo para ser procesado en el escáner adecuado de acuerdo a su valor histórico y delicadeza.

2. Escaneo de Documentos.

Se ingresan los documentos a un escáner de alto volumen. Los escaneadores deberán ir procesando cada lote de documentos para ingresarlo a la estación de captura. Estarán también encargados de supervisar que cada uno de los documentos que están en el lote pase por el scanner. En esta etapa se revisa la calidad del escaneo, ya que cualquier documento ilegible, chueco o con fallas se debe volver a escanear para garantizar la calidad de la totalidad de los documentos electrónicos. Los escaneadores serán los encargados de reacomodar en carpetas, cajas, etc. los documentos, de manera que queden como el cliente los entregó.

3. Indexación.

En este momento es cuando se le da un orden lógico de acomodo a los documentos. Los indexadores se dedican a crear campos específicos de búsqueda y a capturar la información específica en cada campo. En esta etapa también se dividen las imágenes por tipo de documento y por área específica para su uso.

4. Entrega.

De acuerdo a las características del proyecto, se entrega a cliente la información procesada en los formatos y características pactadas para su uso y consulta.

¿Porqué Digitalizar?

A lo largo de la historia de la humanidad, el hombre siempre ha tenido la necesidad de conservar información, así por ejemplo, en tiempos antiguos se conservó en piedra y pieles de animales, evolucionado a la par de la tecnología.

Actualmente la generación de información ha alcanzado niveles tan grandes, debido al desarrollo del hombre, que a razón de esta abundancia se hace poco utilizable y difícilmente controlable.

Además de esta sobre-información los problemas que se generan con su conservación y resguardo conllevan, no solo aspectos económicos, sino también de espacio y muchos más.

"La información no controlada equivale, de hecho, a información inexistente o a información inútil".

Todo esto nos genera la necesidad de contar con una óptima gestión documental, que nos ayude a salvaguardar todos estos inconvenientes y a la vez nos proporcione las herramientas para eficientizar el acceso a la información, de forma confiable, oportuna y automática.

Las actuales tecnologías nos ofrecen esta oportunidad a través de diversas herramientas informáticas y muchos otros mecanismos de almacenamiento y conservación de la información.